Selasa, 11 Januari 2022 Unit Arsip Insitut Pertanian Bogor (UA IPB) menerima kunjungan rombongan arsiparis dari UNTAN Pontianak dalam rangka berbagi pengalaman tentang pembentukan Lembaga Kearsipan (LK) di IPB dengan nama Unit Arsip, sekaligus sharing tentang penyusunan SKP model baru. Rombongan arsiparis UNTAN diterima oleh kepala Unit Arsip IPB, Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. bersama para supervisor di lingkungan Unit Arsip IPB. Dalam kesempatan ini Kepala Unit Arsip berbagi pengalaman dalam pembentukan Unit Arsip IPB serta dijelaskan bahwa Unit Arsip IPB dibentuk dalam rangka melaksanakan amanat UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan terkait penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi Negeri (PTN). Dalam pasal 16 ayat 27 UU/43/09 diantaranya disebutkan PTN membentuk arsip Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) yang memiliki tugas melaksanakan Pengelolaan Arsip Statis (PAS) yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika PTN, Pengelolaan Arsip Inaktif (PAI) yang retensinya lebih dari 10 tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika PTN, serta melaksanakan pembinaan kearsipan di lingkungan PTN.

       Tahapan yang dilakukan dalam pembentukan Unit Arsip IPB dimulai dari perencanaan struktur organisasi, sumberdaya manusia, sarana prasarana sampai pada pendanaan dijelaskan Kepala Unit Arsip IPB. Struktur organisasi Unit Arsip awal dibentuk terdiri dari Kepala Unit Arsip IPB, Kepala Tata Usaha, Kepala Sub Bagian (Kasubbag) Akuisisi dan Pengolahan arsip, dan Kasubbag Layanan Arsip dan Pembinaan Kearaipan. SDM Unit Arsip adalah para tendik yg sebelumnya telah bertugas pada bagian kearsipan di Perrpustakaan. Sementara itu kantor Unit Arsip menggunakan beberapa ruang di perpustakaan lantai 4 dan ruang penyimpanan arsip (record center) di ruang eks MKDU gedung LSI lantai 1.

Unit Arsip IPB dalam menjalankan tupoksinya telah memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA), DPA (Daftar Pencarian Arsip Statis). Terkait pembinaan kearsipan dijelaskan pula bahwa pembinaan kearsipan dilakukan secara berjenjang sebagai berikut :

1.) Unit Arsip IPB sebagai Unit Kearsipan I di IPB melakukan pembinaan kearsipan terhadap rektorat, fakultas, civitas akademika satuan kerja lain melalui Unit Kearsipan II masing-masing yang melekat di Tata Usaha Unit Kerja.

2.) Unit Kearsipan II pada rektorat, fakultas, civitas akademika dan satuan kerja lain melakukan pembinaan terhadap satuan kerja masing-masing. Bentuk pembinaan diantaranya pemberian bimbingan teknis, sosialisasi, pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan dan bentuk kegiatan lainnya terkait kearsipan. Dalam kegiatan ini kepala Unit Arsip IPB berkesempatan juga memberi penjelasan tentang penyusunan SKP arsiparis model.baru yang diharapkan dapat menambah pengetahuan para arsiparis UNTAN dalam penyusunan SKP model baru . Dalam kegiatan ini rombongan arsiparis UNTAN berkesempatan melihat langsung ruang penyimpanan Arsip Statis (ARTIS), ruang pengolahan, arsip, ruang alih media, ruang transit arsip, dan beberapa ruang lainnya. Kegiatan terlaksana dengan lancar dan diakhiri dengan penyerahan cenderamata dari UNTAN ke Unit Arsip IPB.

[DISPLAY_ULTIMATE_SOCIAL_ICONS]