Sejarah Lembaga Arsip IPB

Sejarah Lembaga Arsip IPB

Sejarah Pengelolaan Arsip di IPB (2008 – 2023)

Oleh : Setyo Edy Susanto

Desember 2023

Sejarah pengelolaan arsip di IPB dimulai sejak tahun 2008 pada saat Perpustakaan IPB membentuk satu bidang baru yaitu Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Arsip (PPA) yang kemudian pada tahun 2014 dibentuk unit baru dengan nama Unit Arsip yang terpisah dari Perpustakaan. Kemudian pada tahun 2023 dilakukan penggabungan antara Direktorat Sistem Informasi dan Transformasi Digital (DSITD), Perpustakaan, Unit Arsip, dan Museum menjadi satu lembaga dengan nama Lembaga Manajemen Informasi dan Transformasi Digital (LMITD) dimana kearsipan menjadi salah satu sub bidang yang dipimpin oleh seorang Supervisor.

Pada tahun 2008 dalam rangka BHMN, IPB mempunyai otonomi dalam hal pengelolaan pendidikan, sehingga dituntut untuk terus melakukan restrukturisasi organisasi, pengembangan dan pembenahan dalam segala bidang untuk melaksanakan status BHMN tersebut.  Salah satu bidang yang saat itu mendapat perhatian adalah sistem manajemen arsip yang dimiliki IPB yang belum dikelola secara terpadu. Sehubungan dengan hal tersebut pada tahun 2008 Perpustakaan IPB yang mulai sejajar dengan direktorat mendapat mandat baru yaitu untuk mengembangkan Pusat Arsip IPB, melalui penambahan bidang baru yaitu Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Arsip (PPA), yang dikepalai oleh Dra. Nunung Nuzulul Qurniati, M.M., dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan IPB.  Bidang PPA ini terdiri dari dua seksi yaitu Seksi Pengelolaan Arsip (Drs. Badollahi Mustafa, M.Lib.) dan Seksi Pengembangan Arsip (Ir. Rita Komalasari).

Tugas pokok Bidang PPA adalah memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan Pengelolaan, pelayanan, pembinaan, dan pengembangan arsip IPB yang berkaitan dengan Pengelolaan dan pengembangan arsip inaktif dan arsip statis unit kerja di lingkungan IPB.  Sedangkan fungsi Bidang PPA adalah :

1. Mengkoordinasikan pelaksanaan Pengelolaan arsip inaktif dan arsip statis IPB;
2. Mengkoordinasikan pelaksanaan penyusutan arsip;
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan pemeliharaan/pelestarian arsip statis IPB;
4. Mengkoordinasikan pelaksanaan pelayanan pada pengguna;
5. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengembangan sistem teknologi kearsipan;
6. Mengkoordinasikan pelaksanaan pembinaan kearsipan;
7. Melaksanakan koordinasi dengan ANRI dan lembaga arsip lainnya; dan
8. Mempersiapkan terbentuknya kelembagaan arsip IPB.

Adapun kegiatan Bidang PPA selama tahun 2008 diantaranya adalah:

1. Melakukan studi banding sebanyak 6 orang ke ANRI Unika Atmajaya;
2. Melakukan Bimkos bersama ANRI selama 3 hari untuk persiapan pendirian Pusat Arsip IPB,
3. Mengunjungi sesepuh IPB yaitu a. Prof. Harimurti, b. Prof Edy Guharja, c. Prof Satari, d. Prof Sihombing, dan e. Prof Syamsoeoed Sajad serta bertemu Pak Amirudin sebagai sekretaris tim penyusun Sejarah IPB;
4. Mengikuti pelatihan calon tim penilai Arsiparis IPB a.n. Dra. Nunung Nuzulul Qurniati, M.M.;
5. Mengikuti Pelatihan Arsiparis Tingkat Terampil, a.n. Sri Handini Suprihati dan Acep Haerul Yunus;
6. Mengikuti Pelatihan Arsiparis Tingkat Keahlian, a.n, Wiyanta dan Dra. Sri Nooryani;
7. Menyelenggarakan Bimkos Kerjasama dengan ANRI yang dihadiri oleh 147 orang peserta;
8. Membuat 10 draft SOP Kearsipan IPB;
9. Membuat draft 3 Buku Pedoman Kearsipan IPB;
10. Membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA) IPB;
11. Melakukan Kerjasama dengan SDM dalam rangka Pengelolaan personal file PNS IPB pada tanggal 13 Oktober – 13 Desember 2008;
12. Melaksanakan pembinaan Arsiparis sebanyak 23 orang;
13. Membuat program personal file IPB dan kearsipan memakai software WINISIS;
14. Melakukan pengolahan arsip Perpustakaan IPB sebanyak 2800 berkas;
15. Mendampingi Tim dari ANRI dalam rangka Kajian Pendirian Pusat Arsip IPB dan pendataan jenis arsip IPB;
16. Mengumpulkan arsip foto-foto Sejarah IPB sebanyak 29 album;
17. Menyiapkan boks standar penyimpanan arsip sebanyak 500 boks yang merupakan sumbangan dari ANRI;
18. Melaksanakan scanning foto Sejarah Pembangunan IPB;
19. Melaksanakan scanning file/dokumen Sejarah IPB;
20. Input file arsip ke KMS IPB.

Kegiatan Bidang PPA selama tahun 2009 adalah sebagai berikut:

1. Pembenahan sistem dan tata kelola kearsipan;
2. Menata ruang kearsipan;
3. Membenahi arsip unit kerja (LPPM – IPB);
4. Membantu mengelola arsip personal file pegawai IPB di Dit SDM IPB;
5. Mengelola web sistem kearsipan IPB;
6. Membentuk Tim Penilai Arsiparis;
7. Melakukan penilaian kenaikan jabatan/pangkat arsiparis;
8. Penyerahan arsip statis ke Depdiknas, 97 berkas fisik arsip dan 1055 daftar target arsip statis;
9. Pengadaan sarpras kearsipan (10 rak terbuka, 2 filing cabinet, 1 unit komputer, 1 unit printer, 1 unit scanner, 3 unit lemari gambar, 1 unit AC 1pk);
10. Pengolahan arsip statis di unit kerja (KHO dan Sekretaris Eksekutif);
11. Menerima kunjungan dari Biro Umum Depdiknas;
12. Menerima kunjungan peserta diklat di lingkungan Depdiknas seluruh Indonesia;
13. Menjadi narasumber pada diklat yang diselenggarakan Depdiknas;
14. Menerima kunjungan pejabat ANRI;
15. Pembinaan arsiparis melalui pertemuan secara rutin 2 bulan sekali;
16. Mengikutsertakan Arsiparis dalam pelatihan kearsipan yang diselenggarakan oleh ANRI (2 orang) dan Depdiknas (21 orang);
17. Mengikuti workshop kearsipan di lingkungan Depdiknas (1 orang pejabat Bidang PPA);
18. Mengikutsertakan Arsiparis pada ajang pemilihan Arsiparis Berprestasi di Depdiknas a.n. Nurcahyo dari Departemen Proteksi Tanaman;
19. Menerima penghargaan Pengelola Arsip Perguruan Tinggi ke 3 tingkat nasional.

Kegiatan Bidang PPA selama tahun 2010  adalah sebagai berikut:

1. Melakukan analisis kebutuhan tenaga arsiparis Tingkat terampil dan keahlian;
2. Pertemuan rutin Arsiparis IPB 2 bulan sekali, dimana 2 orang Arsiparis menyampaikan makalah dan presentasi;
3. Studi banding ke UGM dan UM tanggal 22 – 25 Juni 2010 sebanyak 12 orang meliputi Arsiparis, staf Bidang PPA dan Sekretaris Perpustakaan;
4. Sosialisasi, pelatihan, penerapan, dan pemeliharaan sistem dan software kearsipan IPB yang sudah dibuat, bertempat di FKH, SE, dan Diploma;
5. Konversi arsip video analog (Betamax, Betacam, VHS, Umatic) ke format digital sebanyak91 judul;
6. Pengelolaan arsip personal file tenaga Pendidikan dan tenaga kependidikan menggunakan program WINISIS sehingga data kepegawaian IPB dapat diakses secara elektronik dengan jumlah 2246 rekod;
7. Pengolahan dan pembuatan database arsip gambar Pembangunan Kampus Darmaga dengan jumlah 2232 rekod;
8. Penyerahan Daftar Arsip Statis ke Kemdiknas pada bulan Mei 2010;
9. Mengikuti kegiatan nasional bidang kearsipan meliputi diklat, workshop, dan lomba kearsipan;
10. Mengikuti lomba Arsiparis Tingkat Kemdiknas dan meraih juara Harapan 2 a.n. Satriyadi dari Fakultas Peternakan IPB;
11. Membuat media promosi tercetak (brosur) tentang sistem dan layanan kearsipan IPB yang disebarkan ke unit kerja di lingkungan IPB serta ke berbagai perguruan tinggi di Indonesia;
12. Melakukan scanning arsip foto (arsip statis) sebanyak 8 album;
13. Melakukan scanning arsip SK Rektor sebanyak 363 rekod;
14. Penambahan sarana dan fasilitas berupa 2 unit komputer, 1 unit laptop, dan 1 unit eksternal harddisk;
15. Menerima peserta studi banding kearsipan dari USU sebanyak 6 orang;
16. Mengikuti diklat teknis kearsipan sebanyak 3 orang di Pusdiklat Kearsipan ANRI;
17. Mengikuti diklat teknis kearsipan sebanyak 2 orang di Pusdiklat Kemdiknas, Sawangan Bogor;
18. Melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi di 10 unit kerja di lingkungan IPB;
19. Melakukan konsultasi sistem pelayanan arsip ke Bagian Layanan Arsip di ANRI Jakarta;
20. Melakukan penjajagan ulang untuk MoU program pengembangan arsip IPB dengan ANRI;
21. Membantu Tim ANRI dalam kegiatan Pengkajian Pembentukan Lembaga Arsip PTN di Kalimantan;
22. Mengolah arsip Direktorat Kemahasiswaan sebanyak 174551 berkas arsip dan sudah diinput kedalam database sebanyak 12291 rekod;
23. Pelatihan sistem kearsipan unit kerja di Sekretariat Rektor;
24. Pelatihan teknik menulis artikel ilmiah popular untuk arsiparis IPB di Perpustakaan IPB yang diikuti oleh 25 orang Arsiparis;

Pada tahun 2011 diterbitkan SK Rektor IPB tanggal 13 Juni 2011 Nomor 086/I3/OT/2011 Tentang Pembentukan Satuan Kerja Organisasi Perpustakaan IPB, yang diantara isinya adalah menghilangkan seksi Pembinaan Kearsipan, sehingga Bidang PPA hanya terdiri dari 1 seksi yaitu Seksi Pengelolaan Arsip saja. Kemudian berdasarkan SK Rektor IPB Tanggal 13 Juni 2011, Nomor 090/I3/KP/2011 Tentang Pengangkatan Kepala Seksi di Lingkungan Perpustakaan IPB, diangkat Abidin, S.E. sebagai Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Perpustakaan IPB menggantikan Drs. Badollahi Mustafa, M.Lib. yang kembali ke bidang perpustakaan.

Adapun kegiatan Bidang PPA selama tahun 2011  adalah sebagai berikut:

1. Pertemuan rutin Pejabat Fungsional Arsiparis pada tanggal 28 April 2011 yang dihadiri oleh 28 Arsiparis dengan materi Pelatihan Digitalisasi Dokumen. Tanggal 1 Juli 2011 dengan materi sosialisasi UU 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan yang disampaikan oleh Kepala Bidang PPA. Tanggal 12 Desember 2011 dengan materi Informasi Manajemen Sertifikasi Arsiparis dan laporan kegiatan tahun 2011 dari masing-masing Arsiparis per unit kerja.
2. Sosialisasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dengan narasumber dari ANRI pada tanggal 26 Juli 2011 di Ruang User Education Perpustakaan IPB yang diikuti oleh total 81 orang Kepala Tata Usaha Fakultas dan Departemen, Sekretariat Rektor, Wakil Rektor, Direktorat/Kantor, dan 28 Arsiparis.
3. Mengikuti kegiatan Arsiparis Berprestasi Tingkat Nasional Tahun 2011 di lingkungan Kemdiknas a.n. Encep Supriyatna dari FPIK IPB.
4. Mengikuti Kompetisi Unit Pengelola Kearsipan dari Kemdiknas pada tanggal 28 Juli 2011 dengan peserta adalah rektorat dan 3 fakultas. Bidang PPA menunjuk Dit SDM, Faperta (Departemen Agronomi dan Hortikultura), FMIPA, dan Fapet.  Hasil nya IPB meraih juara 3 tingkat nasional untuk kedua kalinya.
5. Penyusutan dan Pengolahan Arsip Direktorat Keuangan pada tanggal 23 Mei s.d. Agustus 2011 oleh 7 Arsiparis yang meliputi arsip 1896 item, buku/dokumen 1344 unit, dan arsip usul musnah 12141 item.
6. Penataan arsip Direktorat Fasilitas dan Properti tanggal 7 September s.d. 12 Oktober 2011 yang berlokasi di Jalan Bungur Kampus IPB Darmaga yang meliputi 939 item arsip vital dokumen Pembangunan Kampus IPB, 2723 item arsip usul musnah, 38 album foto, 53 kaset audio, dan 6 item arsip video.
7. Penataan Arsip DIrektorat Pengembangan Karir dan Hubungan Alumni (DPKHA) oleh 3 Arsiparis tanggal 10 – 28 Oktober 2011 meliputi arsip usul musnah 3397 item dan arsip surat 126 berkas.
8. Penyusutan Arsip Sekretariat Eksekutif IPB oleh 4 Arsiparis pada tanggal 20 Oktober s.d. Desember 2011 yang meliputi buku tahun 2009 kebawah sebanyak 2417 item (disimpan di Bidang PPA), buku tahun 2010 dan 2011 sebanyak 335 item (disimpan di Ruang Kerja Rektor).
9. Lokakarya tentang Peraturan Kearsipan IPB pada tanggal 20 Oktober 2011 dengan peserta seluruh KTU di lingkungan IPB
10. Pembinaan unit kerja kearsipan di lingkungan IPB meliputi SE, DPKHA, Fema, FEM, dan Dit SDM pada bulan Nopember – Desember 2011.
11. Akuisisi arsip statis dari 3 unit kerja meliputi Kantor Perencanaan dan Evaluasi, Dit SDM, dan Dit AP.
12. Mengikuti Rakor dan sinkronisasi Permendiknas Nomor 37 Tahun 2006 Tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kemdiknas pada tanggal 17 s.d. 19 Oktober 2011 yang diselenggarakan oleh Pusat Informasi dan Humas Setjen Kemdiknas dan diikuti oleh Kabid PPA.
13. Pelatihan Otomasi kearsipan memakai aplikasi WINISIS pada tanggal 11 Nopember 2011 yang diikuti oleh staf dan Arsiparis Bidang PPA Perpustakaan IPB.
14. Diklat Manajemen Kearsipan pada tanggal 21 s.d. 26 Nopember 2011 yang diikuti oleh Kasi Pengelolaan Arsip (Abidin, S.E.) dengan materi : Sertifikasi Manajemen Arsip Statis, Publikasi Kearsipan, Akuisisi Arsip, Manajemen Layanan Arsip, dan Preservasi Arsip.
15. Sertifikasi ISO Kearsipan 9001:2008 meliputi Prosedur Operasional Baku (POB) Penyerahan Arsip, Penyusutan Arsip, Pengelolaan Arsip Statis, pelayanan Arsip, serta Instruksi Kerja (IK) Pemusnahan Arsip, dan Pengolahan Arsip Statis.

Pada tahun 2012 terbit SK Rektor IPB tanggal 12 September 2012 Nomor 130/IT3/KP/2012 Tentang Pengangkatan Drs. Badollahi Mustafa, M.Lib., menjadi Kabid PPA menggantikan Dra. Nunung Nuzulul Qurniati, M.M. yang pensiun pada tanggal 1 Mei 2012. Pelantikan Kabid PPA dilakukan pada tanggal 13 September 2012 di Lobby Gedung Andi Hakim Nasoetion Lt. 2.  Pada tahun 2012 juga Bidang PPA merumuskan visi, misi, tujuan umum, dan tujuan khusus Arsip IPB.  Visinya adalah menjadi lembaga kearsipan perguruan tinggi bertaraf internasional untuk dapat memberikan layanan kearsipan yang mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi IPB.  Sedangkan misinya adalah: 1. Mendukung pelaksanaan Visi dan Misi IPB, 2. Memenuhi standar nasional dan internasional dalam bidang kearsipan, dan 3. Memberi layanan kearsipan kepada seluruh warga IPB dan Masyarakat umum secara efektif dan efsien sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tujuan Umumnya adalah : 1. Menjadi pusat historis dari aktivitas IPB, 2. Melakukan Pengelolaan arsip yang bernilai guna tinggi bagi kepentingan IPB, dan 3. Menyediakan pelayanan informasi untuk memudahkan pelaksanaan Tri Dharma IPB.  Sedangkan tujuan khususnya adalah: 1. Menjadi pusat koordinasi manajemen kearsipan di lingkungan IPB, 2. Menjadi pusat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun dan arsip statis IPB, 3. Menjadi pusat acuan untuk standar dan pedoman kearsipan IPB, 4. Menjadi pusat konsultasi, pelatihan, dan bimbingan manajemen kearsipan IPB, dan 5. Menjadi coordinator pembinaan profesi Arsiparis di lingkungan IPB.

Pada tahun 2012 jumlah Arsiparis di IPB sebanyak 26 orang yang terdiri dari 6 orang Arsiparis Penyelia, dan 20 orang Arsiparis Pelaksana.  Sedangkan jumlah unit kerja di IPB sebagai pencipta/pengolah arsip dinamis mencapai 96 unit.

Adapun kegiatan Bidang PPA pada tahun 2012 adalah sebagai berikut:

1. Pengolahan arsip hasil akuisisi yaitu Personal File Pensiunan PNS IPB yang merupakan arsip Dit SDM IPB.
2. Menyerahkan Daftar Arsip Statis hasil akuisisi ke Kemdikbud.