8 Desember 2022, Unit Arsip IPB menerima kunjungan rombongan dari UPT Kearsipan Universitas Mataram  (UNRAM). Rombongan diterima  Kepala Unit Arsip IPB beserta staff di  Ruang Sidang Unit Arsip IPB, Gedung Perpustakaan Lantai 4 Kampus IPB Dramaga Bogor.   Ketua rombongan Kepala UPT Kearsipan UNRAM Bapak Ikhwan, S.Sos., M.M. yang hadir bersama para arsiparis dan pengelola arsip UNRAM  menyampaikan maksud dan tujuan  kunjungan yaitu untuk mengetahui manajemen unit arsip IPB, pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis dan sistem informasi kearsipan di IPB.  Kepala Unit Arsip IPB, Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. menyampaikan sambutan sekaligus menjelaskan beberapa hal sesuai maksud dan tujuan kunjungan yang disampaikan.  Beberapa diantaranya dijelaskan bahwa struktur organisasi Unit Arsip IPB terdiri dari Kepala dan 3 (tiga) Supervisor yaitu Supervisor Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan, Supervisor Akuisisi Pengolahan Arsip serta Supervisor Layanan Administrasi dan Umum. Tugas pokok dan fungsi Unit Arsip (UA) IPB menjadi pusat historis dari aktivitas IPB, melakukan pengelolaan arsip yang bernilai guna tinggi bagi kepentingan IPB, menyediakan pelayanan informasi untuk memudahkan pelaksanaan Tri Dharma IPB, menjadi pusat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepulluh) tahun dan arsip statis (permanen) IPB, serta menjadi pusat pembinaan kearsipan IPB.  Selanjutnya dijelaskan manajemen Unit Arsip IPB  bertujuan untuk mencapai target dan tujuan dengan efektif.  UA IPB menjalankan fungsinya mulai dari  Perencanaan tahunan dan target yang akan dicapai, pengarahan, pengawasan dalam operasional, mengorganisir SDM, motivasi SDM untuk pencapaian  kinerja yang baik dan pelaksanaan urusan kepegawaian.

Dalam kesempatan ini juga Supervisor Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan, Ir. Hirra Nurlaeni, M.M. dan Supervisor Akuisi dan Pengolahan Arsip, Farhah Faridah, S.E., M.M. berbagi pengalaman terkait pengelolaan arsip dinamis (aktif dan inaktif), pengelolaan arsip statis dan sistem informasi kearsipan IPB. Beberapa diantaranya dijelaskan tentang pemberkasan arsip aktif memuat klasifikasi arsip, uraian informasi, dan waktu. Sedangkan isi bekas memuat nomor berkas, no item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi, tanggal, jumlah dan keterangan.  Tentang pengelolaan arsip inaktif dijelaskan mulai dari proses pemilahan sampai pada pembuatan daftar arsip inaktif. Tujuan akhir dalan pengelolaan dan penataan arsip inaktif adalah penyusutan arsip.  Selanjutnya mengenai pengelolaan arsip statis dijelaskan bahwa UA IPB melakukan pelestarian arsip statis sebagai memori kolektif yang memiliki nilai guna informasi, hukum, administrasi, ilmiah, keuangan, sejarah, dan pendidikan. Proses Pengelolaan arsip statis  meliputi akuisisi, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis, akses arsip statis.   Beberapa permasalahan dalam penyelenggaran kearsipan dan upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi masalah kearsipan di lingkungan  IPB juga dijelaskan. Salah satu diantaranya dalam mewujudkan tertib arsip di lingkungan IPB, UA IPB melaksanakan program magang kearsipan bagi tenaga pengelola arsip di seluruh unit kerja IPB yang diharapkan hasil magang dapat diimplementasikan di setiap unit kerja IPB.   

Dalam kegiatan ini, rombongan berkesempatan melihat langsung pengelolaan arsip yang dilaksanakan di UA IPB sekaligus melihat ruang-ruang penyimpanan arsip inaktif dan statis di lingkungan UA IPB.  Kegiatan ini menghasilkan kesepakatan antaran UA IPB dengan UPT UNRAM untuk melakukan perencanaan kerjasama pembinaan kearsipan dalam rangka meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan di kedua belah pihak.

[DISPLAY_ULTIMATE_SOCIAL_ICONS]