Pengumuman Hasil pengawasan kearsipan ekternal 2022 yang diselenggarakan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan disampaikan tanggal 7 Desember 2022, melalui Pengumuman ANRI No. AK.01.02/25/2022 dikeluarkan oleh Kepala Pusat Akreditasi ANRI.  Nilai hasil pengawasan kearsipan  ditetapkan dalam Keputusan Kepala ANRI No. 421 Tahun 2022. IPB University berhasil meraih prestasi membanggakan dalam bidang kearsipan yaitu memperoleh predikat “Sangat Baik” dalam Program Pengawasan Sistem Kearsipan Eksternal  Tingkat Nasional Tahun 2022 yang diselenggarakan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Audit Kearsipan  terhadap  Perguruan Tinggi  tercantum dalam Pasal 5, ayat 3 Peraturan ANRI No. 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan.  Aspek penilaian dalam pengawasan sistem kearsipan eksternal meliputi kebijakan, pembinaan, pengelolaan arsip dinamis, sumberdaya kearsipan (SDM, organisasi kearsipan, prasarana sarana, pendanaan).

Kepala Unit Arsip IPB, Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. menjelaskan bahwa pencapaian prestasi ini merupakan keberhasilan bersama khususnya para pengelola arsip baik tenaga fungsional arsiparis maupun tenaga kependidikan non arsiparis pada Unit Kerja yang dijadikan tempat uji petik kearsipan dalam pengawasan sistem kearsipan ekternal ANRI ini. Tim pengawas ANRI melakukan uji petik kearsipan yang merupakan salah satu verifikasi lapangan terhadap   Lembaga Kearsipan IPB yaitu Unit Arsip IPB dan juga pada 3 unit kerja (unit kearsipan) di lingkungan IPB yaitu Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Departemen Manajemen dan Unit Kesehatan IPB University.  Ketiga unit kerja tersebut adalah unit kerja  yang memperoleh predikat “Baik” pada Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) yang sebelumnya telah dilakukan Unit Arsip selaku pembina kearsipan di lingkungan IPB University melalui kegiatan Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) IPB Tahun 2021. Hasil  ASKI IPB 2021 merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam Audit Sistem Kearsipan Eksternal (ASKE) dalam program pengawasan kearsipan nasional ANRI 2022. Dalam pasal 24 Peraturan ANRI No. 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan pada ayat 1 disebutkan bahwa nilai hasil Pengawasan Kearsipan merupakan akumulasi nilai Pengawasan Kearsipan eksternal dan nilai Pengawasan Kearsipan internal. Selanjutnya pada ayat 2 dijelaskan nilai hasil Pengawasan Kearsipan berlaku ketentuan  nilai Pengawasan kearsipan eksternal memiliki bobot 60%  dan nilai pengawasan kearsipan internal memiliki bobot 40%. 

Hasil pengawasan sistem kearsipan tingkat nasional yang telah dicapai IPB University ini masih perlu terus ditingkatkan sebagaimana pesan Wakil Rektor Bidang Internasionalisasi, Kerjasama dan Hubungan Alumni IPB University, Prof. Dr. Ir. Dodik Ridho Nurrochmat, M.Sc.F.Trop., agar seluruh unit kerja di lingkungan IPB University turut berperan aktif  dengan mengimplementasikan komitmen “Gerakan IPB Sadar Tertib Arsip (GISTA)” yang pada tanggal 16 September 2022  resmi dicanangkan Rektor IPB University dalam acara Rapat Koordinasi Kearsipan antar Unit Kerja.  Diharapkan setiap unit kerja di lingkungan IPB dapat secara berkesinambungan melaksanakan pengelolaan arsip dinamis berdasarkan Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang. Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Rektor IPB : No. 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan, No.14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, No. 4/IT3/TU/2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, No. 10/IT3/TU/2017 tentang Pedoman Program Arsip Vital, No. 13/IT3/TU/2017 tentang Jadwal Retensi Arsip, No. 13/IT3/TU/2020 tentang KA, JRA, dan SKKAA (Three  In One) dan 21/IT3/TU/2020 tentang Tata Naskah Dinas.

Salah satu indikator tata kelola suatu organisasi yang baik ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik.  Pengawasan kearsipan dilakukan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan setiap organisasi guna mewujudkan budaya tertib arsip secara optimal.  Oleh karena itu mari bersama tingkatkan Tertib Arsip untuk lebih mendukung kesuksesan IPB University.  

[DISPLAY_ULTIMATE_SOCIAL_ICONS]