Dalam rangka kunjungan Studi Tiru Kearsipan, maka pada tanggal 7 September 2022 Unit Arsip IPB melalui perwakilannya melaksanakan kunjungan ke Arsip Nasional Indonesia Jakarta. Hal ini selain bertujuan untuk lebih menambah wawasan pengetahuan mengenai kearsipan dalam berbagai bentuk, baik digital maupun konvensional, sekaligus dalam rangka program pembinaan SDM Kearsipan di lingkungan IPB. Beberapa informasi yang disampaikan pada kesempatan kunjungan ini diantaranya adalah pengetahuan mengenai Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI). Sesuai dengan keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis bahwasanya Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) ditetapkan sebagai Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, pelaksana ketentuan pasal 36 dan pasal 43 Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018 tentang
Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik.

Penggunaan aplikasi SRIKANDI di lingkungan instansi masing-masing, nantinya digunakan dalam rangka implementasi transformasi bidang masing-masing terkait digitalisasi pengelolaan tata persuratan. Selain itu, penerapan aplikasi SRIKANDI diharapkan dapat menunjang kegiatan pengelolaan arsip agar lebih efisien dan efektif serta tertata dengan baik. Aplikasi ini ditetapkan agar setiap lingkungan Kementerian/Lembaga dapat menggunakan aplikasi umum dalam pengelolaan arsip dinamis di lingkungan instansi masing-masing. Keberhasilan penerapan SRIKANDI terletak pada peran serta dan kolaborasi yang kuat dari seluruh stakeholder di lingkungan Kementerian/Lembaga yang bersangkutan. Sehingga, pada akhirnya aplikasi ini dapat memberikan manfaat dan dapat terintegrasi dengan baik untuk pelayanan kearsipan, baik internal maupun eksternal. Melalui kearsipan berbasis digital dapat terekam dengan baik sehingga nantinya akan menjadi akuntabilitas dan memori kolektif bangsa dalam sistem pemerintahan berbasis elektronik.

Sesi kunjungan studi tiru ini ditutup dengan mengunjungi bagian pengolahan arsip. Diperlihatkan cara-cara penanganan arsip statis yang diantaranya pula wawasan mengenai preservasi arsip statis. Peraturan Kepala ANRI Nomor 23 Tahun 2011, mengatur tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis dimana preservasi itu sendiri adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi/perbaikan bagian arsip yang rusak. Preservasi ditinjau dari tindakannya terdiri atas preservasi preventif dan preservasi kuratif. Adapun Perka ANRI Nomor 14 Tahun 2018 mengatur tentang Standar Deskripsi Arsip Statis. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Sedangkan Deskripsi Arsip Statis adalah pembuatan representasi yang akurat dari suatu unit arsip dan/atau informasi bagian-bagiannya dengan cara menjaring, menganalisis, mengorganisasi, dan merekam informasi yang berperan untuk mengidentifikasi, mengelola, menemukan, dan menjelaskan arsip yang bersangkutan, serta konteks dan sistem pengelolaan Standar Deskripsi Arsip Statis. Standar Deskripsi Arsip Statis adalah ketentuan dasar dalam mendeskripsikan atau merekam informasi arsip statis. Ruang lingkup Standar Deskripsi Arsip Statis meliputi deskripsi secara berjenjang terhadap materi arsip berdasarkan pengelompokan yang mencerminkan tugas dan fungsi organisasi atau pengaturan yang memudahkan pencipta arsip dalam menemukan kembali arsipnya (retrieval) dengan menghasilkan sarana bantu penemuan kembali arsip statis, baik untuk jenis arsip tekstual, kartografi dan kearsitekturan, rekaman suara, film dan video, foto, dan elektronik. Sasaran Standar Deskripsi Arsip Statis ini ditujukan bagi Arsiparis atau tenaga non Arsiparis yang sudah memahami konsep dasar kearsipan terutama pengolahan arsip statis, serta memiliki pengetahuan umum tentang arsip yang akan diolah, antara lain isi arsip secara umum, pencipta arsip, dan pembagian tingkat deskripsi.

[DISPLAY_ULTIMATE_SOCIAL_ICONS]