Setiap instansi atau organisasi selalu melakukan aktifitas administrasi, mulai dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan sampai dengan evaluasi. Dari aktifitas administrasi inilah kemudian akan tercipta berbagai bentuk arsip sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan substansi organisasi. Arsip-arsip tersebut memiliki nilai guna dan infomasi yang bisa dimanfaatkan untuk menunjang kelancaran serta mencapai tujuan instansi. Seiring perkembangan instansi, penciptaan arsip semakin banyak. Oleh karena itu diperlukan pengelolaan arsip yang baik. Salah satu masalah yang sering terjadi adalah penumpukan arsip. Penumpukan arsip mengakibatkan kurang optimalnya pengelolaan arsip di suatu instansi. Jika masalah ini dibiarkan terus menerus, maka akan berdampak buruk bagi tata kearsipan sebuah instansi. Salah satu solusi untuk menangani hal ini diantaranya melalui rekonstruksi arsip. Rekonstruksi arsip adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan konteks dan penataan aslinya. Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengatur susunan lembaran arsip dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang satu dengan series arsip yang lain dalam grup arsip. Secara umum pengelompokan arsip terdiri dari grup, series, file dan lembaran. Series sendiri terdiri dari file-file, dan file terdiri dari lembaran-lembaran. Kegiatan rekonstruksi arsip biasanya lebih fokus dilakukan terhadap arsip inaktif tidak teratur dibandingkan dengan arsip teratur. Hal ini dikarenakan arsip teratur sudah terkelompok dan tersusun secara sistematis, berbeda dengan arsip tidak teratur yang kondisinya bercampur dan perlu waktu lama dalam penanganannya.

         Sehubungan dengan kegiatan rekontruksi arsip. Unit Arsip IPB bersama dengan Direktorat Administrasi Pendidikan dan Penerimaan Mahasiswa Baru IPB, bekerjasama membentuk tim rekontruksi arsip untuk melakukan penataan arsip di Direktorat Administrasi Pendidikan dan Penerimaan Mahasiswa Baru IPB. Sesuai dengan tujuannya, maka diharapkan kegiatan ini dapat mengembalikan penataan arsip sesuai dengan konteks dan penataan aslinya, dan sesuai dengan pedoman dari kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku menurut aturan yang telah ada. Kegiatan ini sesuai rencana dilaksanakan dari bulan Oktober 2021 dan diharapkan telah selesai pada bulan Desember 2021, bertempat di Direktorat Administrasi Pendidikan dan Penerimaan Mahasiswa Baru IPB. Monitoring dan evaluasi dilakukan pada waktu-waktu yang telah ditentukan agar semua kegiatan dapat berjalan lancar dan dapat selesai dengan baik sesuai waktu yang telah direncanakan. Tim monitoring dan evaluasi melaksanakan monev kegiatan tahap awal pada hari Kamis, 7 Oktober 2021. Tim yang melakukan monev kegiatan diantaranya, Ir. Setyo Edy, S.Th.I., M.Pd. selaku Plt. Kepala Unit Arsip IPB dan beliau merupakan Arsiparis Ahli Madya pada jabatan strukturalnya. Turut serta dalam tim monev yakni Ir. Hirra Nurlaeni, M.M. selaku Supervisor Akuisisi dan Pengolahan Arsip IPB. Beliau juga merupakan Arsiparis Ahli Madya pada jabatan strukturalnya. Anggota tim monev lainnya adalah H. Oman Suratman, S.Ag selaku Supervisor Pelayanan dan Administrasi Umum di Unit Arsip IPB. Tim rekonstruksi arsip sendiri terdiri dari 20 orang anggota dari Direktorat Administrasi Pendidikan dan Penerimaan Mahasiswa Baru IPB, dengan Farchaini Budi Astuti, SP., M.M. (Supervisor Pelayanan dan Administrasi Umum) Direktorat Administrasi Pendidikan dan Penerimaan Mahasiswa Baru IPB sebagai Penanggung Jawab dan Eka Lusita sebagai Koordinator. Tim rekonstruksi arsip dari Unit Arsip sendiri terdiri dari beberapa orang anggota dengan Roesdi Trijadhi sebagai Koordinator Pendamping. Beliau merupakan Arsiparis Penyelia dalam jabatan strukturalnya, juga sebagai Kepala UK 2 (Unit Kearsipan) Rektorat IPB. Koordinator Pendamping dibantu pula oleh Wawan Setiawan, S.T sebagai Anggota Pendamping dimana beliau merupakan Kepala Pelaksana tugas (Plt.) Sub Bagian (Supervisi) Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan di Unit Arsip.

[DISPLAY_ULTIMATE_SOCIAL_ICONS]