Dalam rangka  pelaksanaan program pembinaan kearsipan di lingkungan IPB tahun 2021, Unit Arsip IPB menyelenggarakan  kegiatan sosialisasi  2 (dua) Peraturan  Rektor terkait pedoman kearsipan di IPB yaitu :

1. Peraturan Rektor Nomor 21/IT3/TU/2020 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas (TND) IPB.
2. Peraturan Rektor Nomor: 13/IT3/TU/2020 tentang Klasifikasi Arsip (KA), Jadwal Retensi Arsip (JRA), Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (SKKA) disebut dengan istilah“Three In One”

         Kegiatan dilaksanakan secara virtual melalui aplikasi Zoom, diikuti oleh 126 peserta terdiri dari  para pejabat fungsional arsiparis, pejabat struktural dan tenaga kependidikan pengelola arsip dari berbagai unit kerja di lingkungan IPB.

         Acara di buka resmi oleh Sekretaris Institut (SI) Dr. Ir. Aceng Hidayat, M.T.  yang diantaranya menyampaikan bahwa beberapa perubahan pedoman pelaksanaan kearsipan di  IPB dilakukan sehubungan dengan adanya perubahan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia (Mendikbud RI) sehingga untuk keseragaman dan ketertiban pengelolaan tata naskah dinas (TND) perlu penyesuaian jenis, materi, dan format naskah dinas yang mengacu pada Peraturan Mendikbud RI Nomor 3 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Kemdikbud RI. SI juga menjelaskan tentang  Peraturan Rektor lainnya yang menjadi acuan dalam pengelolaan arsip di lingkungan IPB yaitu  KA, JRA dan SKKAA yang sangat penting untuk dipahami oleh para pengelola arsip di lingkungan IPB. Kearsipan merupakan salah satu pendukung keberhasilan suatu organisasi. Oleh karena itu SI mengharapkan melalui kegiatan ini para pengelola arsip di IPB semakin memahami aturan pelaksanaan tata kelola arsip  IPB, sehingga dapat melaksanakan pengelolaan arsip dengan lebih  mudah, efektif, efisien dan lancar. Dengan demikian tata kelola arsip IPB sesuai peraturan Rektor yang berlaku akan tercapai.    

         Penjelasan tentang 2 Peraturan  Rektor IPB yang disosialisasikan,  dipaparkan oleh narasumber Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. (Plt. Kepala Unit Arsip IPB, Arsiparis Ahli Madya IPB, Ketua Forum Pengelola Arsip IPB dan Ketua Forum Tenaga Kependidikan IPB), beberapa diantaranya disampaikan tentang istilah“Three In One”  yang merupakan penggabungan peraturan KA, JRA dan SKKAA. dengan tujuan  untuk memudahkan para pengguna dalam memahami ketiga peraturan tersebut.  Tujuan pengaturan KA, JRA dan SKKAA di lingkungan IPB untuk menjamin terwujudnya sistem pengelolaan arsip dinamis secara terintegrasi sejak penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan sampai pada penyusutan arsip.  Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu meliputi arsip aktif dan inaktif. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusustan dan penyelamatan arsip, SKKA adalah aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip. KA, JRA, SKKA merupakan bagian  tidak terpisahkan karena KA  merupakan dasar penentuan sistematika JRA yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip, sedangkan SKKAA merupakan pedoman dalam melakukan pengamanan dan pemberian akses terhadap arsip dinamis.

         Peraturan Rektor lainnya yang menjadi acuan pelaksanaan pengelolaan arsip di IPB yaitu Peraturan Rektor  Nomor 21/IT3/TU/2020 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas (TND). TND adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan pengamanan, pengabsahan, disktribusi dan media yang digunakan dalam komunkasi kedinasan  di  lingkungan IPB. Tujuan TND untuk menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan administrasi.

         Peran arsip sangat penting dalam pengelolaan administrasi setiap organisasi karena arsip sebagai sumber informasi, pusat ingatan,  dan sekaligus bukti pertanggung jawaban di masa kini dan masa mendatang suatu organisasi.  Oleh karena itu  adanya 4 dokumen pedoman tentang pengelolaan arsip di lPB  yang tertuang dalam 2 Peraturan Rektor IPB  diharapkan dapat  mewujudkan penyelenggaraan kearsipan di IPB yang komprehensif, terpadu, dan berkesinambungan sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

“Dunia tanpa Arsip akan menjadi dunia tanpa ingatan, tanpa kebudayaan, tanpa hak-hak yang sah, tanpa pengertian akan akar sejarah dan ilmu serta tanpa identitas kolektif” (Liv Mykland).

SALAM ARSIP

[DISPLAY_ULTIMATE_SOCIAL_ICONS]