Jum’at 3 Juni 2022 Unit Arsip IPB menyelenggarakan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis (BIMTEK PAD) secara daring melalui Zoom Meeting.  Kegiatan dibuka oleh Supervisor Layanan arsip dan Pembinaan kearsipan Unit Arsip Institut Pertanian Bogor (UA IPB), Ir. Hirra Nurlaeni, M.M. (arsiparis ahli madya) yang dalam sambutannya  diantaranya menyampaikan bahwa  Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.  PAD memiliki peranan penting karena arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu serta  bertujuan untuk menunjang pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional, penyediaan bahan bukti kebijaksanaan. Oleh karena itu dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan pemahaman para SDM penanggungjawab ketatausahaan dan pelaksana administrasi (khususnya non arsiparis) tentang pentingnya PAD, maka Unit Arsip IPB menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) PAD.  Melalui kegiatan ini diharapkan peserta dari berbagai unit kerja di lingkungan IPB lebih memahami tentang PAD di IPB yang seharusnya dilaksanakan sesuai pedoman yang  tertuang dalam Peraturan Rektor IPB No. 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan IPB, Peraturan Rektor IPB No. 13/IT3/TU/2020 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di lingkungan IPB.

       Narasumber kegiatan ini  Dra. Sri Nooryani, M.M. adalah arsiparis ahli madya yang juga Kepala Tata Usaha Departemen Teknologi Hasil Perairan  Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan  (THP FPIK) IPB yang dalam kesempatan ini menyampaikan materi tentang pengelolaan arsip inaktif. Beberapa hal dijelaskan bahwa   pengelolaan  arsip inaktif dilaksanakan melalui  pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip. Daftar arsip inaktif memuat informasi tentang pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tingkat perkembangan, jumlah, retensi, keterangan.  Tujuan akhir dalan pengelolaan arsip inaktif adalah penyusutan arsip, sesuai dengan amanah Undang-undang nomor 43 tahun 2009  pasal 47 ayat (2) yang menyebutkan bahwa penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara. Penyusutan arsip di lingkungan IPB dilaksanakan dengan berpedoman pada Peraturan Rektor IPB No. 14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.

       Narasumber lainnya adalah  Merry Rusmini, S.E. seorang arsiparis ahli madya yang juga KTU Departemen Manajemen Sumberdaya Perairan (MSP) FPIK IPB, menyampaikan  materi pengelolaan arsip aktif.  Beberapa hal yang dijelaskan diantaranya  pengelolaan dan penataan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik, informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip sehingga memudahkan penemuan/pencarian kembali arsip bila sewaktu waktu  dibutuhkan. Langkah yang perlu dilakukan dalam pengelolaan dan penataan arsip aktif yaitu pemberkasan arsip aktif.  Sarana dan prasarana pendukung ( tempat dan alat) serta  arsip yang akan diberkas adalah hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam melaksanakan pemberkasan arsip aktif.  

       Diskusi dalam kegiatan ini terlaksana cukup lancar dengan dipandu oleh moderator, Roesdi Trijadhi yaitu arsiparis penyelia  Unit Arsip IPB yang juga koordinator Unit Kearsipan II Rektorat. Melalui diskusi ini diketahui masih banyak peserta yang masih kesulitan dalam  melaksanakan pemberkasan arsip aktif  dan juga dalam mengelola arsip inaktif, karena selain belum  memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup, juga keterbatasan waktu karena kesibukan dalam melaksanakan tugas pokoknya sehingga seringkali kearsipan tidak tertangani secara rutin.  

       Pada akhir acara, diinformasikan  tentang rencana kegiatan lanjutan setelah Bimtek PAD  terlaksana untuk seluruh Unit kerja di lingkungan IPB,  Unit Arsip IPB akan  melaksanakan  Rapat Koordinasi  bersama dengan  seluruh Unit kerja IPB dalam rangka membahas pelaksanaan PAD pada setiap unit kerja serta terkait pelaksanaan program magang PAD di Unit Arsip IPB bagi SDM yang telah mengikuti  PAD batch 1 dan 2. Tujuan kegiatan magang PAD, agar setiap peserta dapat meningkatkan keterampilan dalam melaksanakan pemberkasan arsip aktif dan pengolahan arsip inaktif  melalui praktek secara langsung di Unit Arsip IPB dengan pembimbingan dari para arsiparis IPB. Kegiatan akan dilaksanakan secara luring dengan menerapkan protokol kesehatan yang ketat dan pembatasan jumlah orang yang dijadwalkan waktu magangnya sesuai kesepakatan bersama.   Diharapkan hasil magang PAD akan benar-benar diterapkan di unit kerja masing-masing peserta,  sehingga tujuan tertib arsip di seluruh unit kerja  IPB dapat terwujud. Oleh karena itu pemantauan akan dilakukan secara kontinyu terhadap setiap unit kerja IPB dalam menjalankan PAD. 

       Arsip dapat bermanfaat secara optimal apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun  bila tidak dikelola dengan baik dan benar sesuai kaidah kearsipan, maka akan menimbulkan masalah. Unit Arsip IPB sebagai Pembina kearsipan bagi seluruh unit kerja di lingkungan IPB terus berupaya untuk mewujudkan TERTIB ARSIP di lingkungan IPB, sebagaimana anjuran pemerintah dalam mendukung  Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) yang  tercantum dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 7 Tahun 2017 tentang GNSTA. Bimtek PAD ditutup oleh Supervisor Pelayanan Administrasi dan Umum Unit Arsip IPB, Wawan Setiawan, S.T. setelah sebelumnya menyerahkan e-sertifikat secara simbolis kepada para narasumber, moderator dan wakil peserta. Semoga bermanfaat. 

“SALAM ARSIP”

[DISPLAY_ULTIMATE_SOCIAL_ICONS]